Nos acostumbramos a muchas cosas, incluso a un sistema de audioconferencia ineficiente. Pero eso no debería suceder

El teléfono suena y ya sabe que una reunión está por comenzar. La guía de acceso dice que no hay ningún misterio para ponerse en contacto con otras personas en cualquier parte del mundo y  la acción esperada es que el servicio de audioconferencia funcione.

De pronto se encuentra con que es difícil interactuar y  el paso a paso es muy complejo.  Esta es la primera señal de que algo no está bien. Como herramienta de colaboración, debería ser simple y muy fácil de usar, a cualquier nivel, por todos los participantes.

No se quede esperando.

En este sentido, es muy importante y hace una gran diferencia en el rendimiento de la comunicación el hecho de que el servicio de soporte de la audioconferencia esté presente durante las reuniones, no solo al ser contactado por alguien. Y la respuesta debe ser inmediata.

Esto supone la necesidad de que un técnico exclusivo o equipo estén disponibles en la sala de conferencias para que aquellos mensajes de “espere en línea” no sean una característica constante y desagradable. La dinámica y la interactividad son factores muy importantes, y tener que esperar por la ayuda es algo que no puede suceder.

Costo x Infraestructura

Pensando en eso, la infraestructura y la capacidad de atender la demanda de cada caso son cruciales. Si el servicio contratado encarece al hablar de calidad sin ser el criterio inicial de funcionamiento, entonces sabrá que no vale la pena arriesgar la rutina de su empresa con algo que va a tener un alto costo en cada solicitud.

El teléfono es tan común en lo cotidiano, que contratar la audioconferencia a través de la línea telefónica es una excelente opción. Hablar de innumerables aparatos, dispositivos y cables que han de conectarse desaniman de solo mirarlos. La inversión sería absurda. Antes de contratar, pregunte cómo se realiza la estructura del servicio.

Alcance global: un buen servicio de audioconferencia debe ser el mundo en sus manos.

Cobertura de alcance global

Listo, es hora de contactar a un cliente en China y al verificar con la central de atención sobre las llamadas internacionales, descubre que la cobertura es limitada (no permite llamar a más de diez países) y el valor es altísimo.

Busque servicios que tengan cobertura prácticamente en todos los países. Después de todo, una idea, conversación, reunión, capacitación y otros eventos pueden acontecer en cualquier lugar, muchas veces dependiendo de husos horarios diferentes.  Y no pueden esperar.

Disponibilidad de acceso y soporte

Si la cantidad de reuniones y eventos varía y es parte natural de la rutina de un ambiente corporativo,  saber que la sala de conferencias y el soporte estarán disponibles las 24 horas, es sin duda  un punto muy importante.

Capacidad de atención

Conozca bien las necesidades de su empresa y verifique que el servicio de audioconferencia ofrezca capacidad suficiente como para recibir más de mil participantes en una conferencia. No es bueno saberlo solo después de la contratación, con la fecha ya divulgada y con los e-mails de acceso enviados, que parte de los invitados para la capacitación no podrá participar.

Capacidad de interacción

La reunión con 800 colaboradores y proveedores está programada hace meses y aunque sea habitual que el equipo de soporte técnico esté atento a la cantidad de personas interactuando, su sistema no consigue controlar quién pidió para hablar, entró o salió de la sala, obstaculizó el progreso de la conversación o quedó sin audio y no consigue avisarle al técnico porque hay una lista de espera.

Esta es una de las formas de medir la calidad del servicio prestado. E incluso en una reunión más pequeña con 50 personas, se espera que no haya imprevistos que obstaculicen totalmente el curso de la reunión.

Servicio de confianza y compromiso

Todos estos pasos deben estar descritos de manera simple, la comunicación comienza ya en el documento que se recibe con las indicaciones de cómo usar el número de teléfono, las contraseñas de acceso, las salas de conferencias, las herramientas de intercambio de datos y de contacto con el soporte técnico.

Su servicio realmente funciona si no hubiera diferencia entre lo que se ha dicho, firmado y pagado y lo que sucede en la práctica. Puede ser que no haya letras pequeñas en el contrato, pero de acuerdo a cómo se desarrolle todo el proceso es lo que mostrará el compromiso de la parte contratada. La confianza es un principio que se mantiene desde el comienzo al fin.

Sistema de moderadores

Hay una distinción entre los participantes, y el acceso también es diferente. Para una mejor organización, hay invitados y líderes. Estos últimos son los administradores de la conferencia y tienen la facultad de dar concesiones, permisos y otras acciones que el invitado no tendrá. Esto asegura que el líder decida, sin necesitar al soporte técnico todo el tiempo, qué hacer en casos de confusión o falta de control y pueda mantener el flujo de la reunión sin interrupción.

Grabaciones disponibles para escucharlas cuando se desea

La opción de grabar la reunión es una herramienta dinámica del servicio de audioconferencia, la cual permite que los participantes puedan acceder al contenido conversado. El líder es quien decide si se dejará disponible o no y es importante que una vez que se haya liberado la grabación esté disponible al poco tiempo. Con el ajetreo de la vida, ayudará mucho que la grabación no se atrase.

Además, es muy útil que el servicio ponga a disposición contraseñas de acceso para las conferencias grabadas, en lugar de que el líder tenga que responder a cada uno, ya que en general los eventos tienen gran número de participantes.

En la práctica, esto hará una diferencia visible. Al final de la conversación, nadie va a quedarse esperando a que alguien responda a su solicitud para escuchar la grabación. Solo necesitará tener la contraseña de acceso a la reproducción.

Plataforma online de apoyo y control

Y como parte de la dinámica de la comunicación, es bueno tener una plataforma online que le permita controlar las actividades de los presentes, como por ejemplo, saber quién está hablando, entrando en la sala e incluso generar informes, todo eso bajo el control del líder.

¿Ha considerado que un evento grande no permitiría que todos hablasen a la vez? Pero a través de esta plataforma online, las preguntas y las encuestas se pueden contestar y tienen resultados simultáneos. Si su empresa usa mucho el recurso de votación, esta es una funcionalidad que debe considerar.

Es necesario optar por el servicio correcto.

Servicio que corresponde a todos los puntos clave

La atención a estos pasos básicos hará que el trabajo sea mucho más completo y eficiente. En la práctica, el servicio de audioconferencia de ConferenciaCorp, ofrece todas las cualidades exigidas que colocan a las medianas y grandes empresas en el control de sus conferencias y con soporte técnico en cada una de las etapas.

Muy simple y con cobertura que alcanza números 0800, Local, Toll Free, Nacional e Internacional  en más de 50 países, cuenta con la infraestructura necesaria para garantizar que independientemente de la cantidad de participantes, se desarrolle una comunicación interactiva, colaborativa y sin fronteras.

Se proporciona un número de teléfono, contraseñas de acceso y salas de conferencias para un control total del líder que administrará la reunión y el soporte está disponible por el mismo tiempo que las salas: 24 horas por día, 7 días a la semana. Este acceso libre es de bajo costo para la gran demanda de reuniones.

Con este servicio de audioconferencia no habrá errores o contratiempos que pongan en tela de juicio la productividad de sus encuentros. Si la facilidad es un factor importante para contratar un servicio, con la garantía de que las solicitudes serán atendidas sin burocracia y con agilidad; sepa que ésta es la opción más adecuada.

El Panel de Control Web es el medio por el cual el administrador del evento gestiona la sala de conferencias. Incluso puede impedir el acceso de invitados que estén causando problemas o dificultando el diálogo.

Las votaciones, encuestas, resultados en general son dinámicos, los participantes pueden hablar en el chat y el servicio de grabación no tiene costo adicional, éste puede ser oído a través del propio teléfono.

El trabajo de ConferenciaCorp es proporcionar las mejores herramientas para el máximo desempeño de todas las actividades, principalmente por no depender de locales físicos y tener a disposición tecnología desarrollada para ofrecer excelente calidad en el ambiente virtual.

Y que garantice la practicidad de su uso: no se requieren numerosos dispositivos. Los usuarios del servicio pueden acceder a la sala de conferencias a través de cualquier teléfono con una calidad de audio tan buena o mejor a la que tendría si todo el mundo estuviera en la misma oficina.

Decida por la competencia y experiencia

Con tantas cosas para resolver en la rutina de una empresa, conectar personas exige que el servicio de audioconferencia sea completo, no cause dificultades y no tenga burocracia y gastos excesivos.

Otro punto, es que corresponda a todas las demandas. El trabajo de acercar contactos y hacer encuentros a pesar de la ubicación, tiene que ser fácil no solo para usted, sino también para los usuarios. Todo a un clic de las teclas del teléfono, con ayuda online y del soporte técnico, por supuesto.

Desde este punto de vista, se hace más fácil elegir el servicio adecuado y asegurarse que funcione.