Probablemente, ya ha oído hablar sobre este tipo de servicio y aun así puede estar preguntándose: ¿qué es la videoconferencia?

Videoconferencia es una de las herramientas de comunicación más usadas por los profesionales que necesitan realizar reuniones frecuentes sin perder el toque personal con los que están al otro lado de la pantalla.

Hablar con personas al teléfono utilizando un servicio de conference call en la rutina de una empresa es esencial, oír sus voces es como acercarse un poco a quien está del otro lado. Pero la videoconferencia ofrece algo que las llamadas comunes no lo permiten: ver su contacto e interactuar visualmente con él.

La videoconferencia reúne más de dos personas al mismo tiempo y asegura la interactividad como si la conversación fuese personalmente.

Y como toda tecnología que evoluciona, la diferencia entre lo tradicional y la innovación es grande. En el formato tradicional, los altos costos de las inversiones van desde los equipos específicos (endpoints) hasta la infraestructura adecuada, banda ancha de internet y red y también el local en el que todo eso se instalará.

Con la evolución de los recursos de audio y video en las computadoras y en la tecnología de red e Internet, realizar una videoconferencia es mucho más simple ya que no depende de instalaciones caras y complicadas, lo que convierte a ese servicio en una herramienta más asequible para todos los profesionales y empresas.

Una computadora con cámara web y servicios en la nube para realizar videoconferencias con calidad HD de forma práctica y con bajo costo son más que suficientes.

Existen dos formas principales de videoconferencia:

  •  Punto a punto: son dos unidades de videoconferencia que conectan dos personas, dos grupos o dos locales por internet o red utilizando un equipo específico (endpoint), software o un servicio de videoconferencia a través de la computadora de cada uno de los participantes.
  • Multipunto: esta opción conecta más de dos unidades de videoconferencia, lo que permite que más de dos locales, personas o grupos interactúen al mismo tiempo. Para la videoconferencia de multipunto, se necesita un equipo llamado MCU (Multipoint Control Unit) para conectar cada unidad (endpoint) y distribuir la señal a todos los participantes de la conferencia multipunto.

La alternativa a esos dos formatos y que es mucho más barata es el servicio de videoconferencia en la nube que no exige inversiones iniciales y la conexión simultánea de varios participantes puede hacerse también por computadoras con cámaras web y dispositivos móviles.

Cuando se habla de interactividad, los profesionales que precisan comunicarse constantemente y de forma directa con sus colaboradores y empleados, utilizan la opción en la que todos pueden hablar y escucharse.

Pero si el formato de la conferencia es para que solo quien lidera envíe audios y videos y los demás solo vean (“one way”), se recomienda un servicio más específico como el webcasting, que además de audio y video también tiene funcionalidades como presentación de diapositivas, chat y encuestas, con capacidad para que miles de personas se conecten a la transmisión online.

La videoconferencia concede una serie de ventajas y responde a una única pregunta:

¿Qué es la videoconferencia?

Es conexión con el mundo. Conectado desde cualquier lugar por internet con dispositivos comunes del día a día, las reuniones alcanzan otro nivel de interacción y productividad.  Poder ver y hablar con los colaboradores genera un valor de confianza incalculable. Con la llamada de video, los problemas de tiempo y costos de traslado también están solucionados.

Podrán contactarse clientes, empleados , proveedores y demás participantes de su rutina profesional en cualquier momento.  No importa si la llamada la hará alguien en el horario local de Australia o a algunos kilómetros en el interior de Buenos Aires.

Es ahorro de tiempo. ¿Cuántas veces programó una reunión y no fue suficiente para resolver todos los problemas de la empresa, las personas no llegaron a un acuerdo o los asuntos para discutir eran muchos?

Para un ambiente en el que el flujo de trabajo es constante, en el que los encuentros son necesarios, pero con ciertas complicaciones al momento de realizarlos, una alternativa que reduzca los costos y evite viajes es bienvenida.

En vez de hacer que todas las personas se trasladen para una reunión, un horario en la agenda reservado para encuentros semanales, mensuales o en periodos predeterminados es mucho más productivo y evita pérdidas de tiempo y de presupuesto que muchas veces son reducidos.

Es interacción entre los participantes. Un aspecto en el que la videoconferencia es valorada por las empresas como una herramienta interactiva, es la comunicación cara a cara con los participantes de la reunión.

Conversar y ver a una persona, ver sus expresiones y poder interactuar con ella naturalmente, casi como si fuera presencial, genera confianza y más cercanía.  La gran ventaja de este punto es que la interacción lleva al compromiso, la seriedad y al profesionalismo.

Es movilidad. Con el avance de la tecnología, la videoconferencia puede darse desde cualquier lugar por medio de cualquier dispositivo. Las personas no se quedan atadas a la computadora personal o a un aparato específico.

Los smartphones y tablets, por ejemplo, son un medio muy usado por quien está fuera de la oficina y no tiene una computadora a mano. Es suficiente tener una buena conexión a Internet y una cámara en el dispositivo.

Es tiempo bien invertido. Una cosa es cierta, no hay tiempo que perder, incluso con reuniones. A veces hay que elegir entre reunirse con los empleados o con los proveedores, clientes o colaboradores y así sucesivamente en orden de urgencia. O depender de los e-mails y llamadas telefónicas que tardan en retornar por diversas razones. La posibilidad de cambiar todo esto por un medio simple y dinámico puede ser realmente beneficiosa.

La videoconferencia es la opción para optimizar el tiempo.

Aquellos días en que es imposible salir de la oficina, hacer una llamada de conferencia conecta a todas las personas importantes para resolver asuntos sin el estrés de cancelar compromisos porque solo el tiempo de ida y vuelta consumiría todo el día.

Es fácil y simple de usar. Esta herramienta es flexible a las más variadas exigencias y no requiere la instalación de equipos caros o programas pesados y con un costo elevado. Por el contrario, la evolución de los sistemas y dispositivos de comunicación trajo facilidades para realizar videoconferencias a partir de un clic o toque en la pantalla.

Los participantes tendrán desde el primer acceso, además de un control total de sus reuniones, un soporte técnico especializado para ayudarlos inmediatamente en caso de cualquier dificultad.

Es calidad. Algunas personas creen que la videoconferencia es lo mismo que una aplicación o red social gratuita que ofrece el servicio de llamada por video. Pero no lo es y la diferencia está en la calidad.

Profesionales que tienen que conversar, a veces, con más de 20 personas simultáneamente, precisan una imagen de alta calidad, así como un audio bien definido. Los servicios desarrollados para empresas garantizan que esa calidad sea una premisa.

Es la solución ideal para capacitaciones, conferencias y reuniones con un gran número de personas. Invertir en capacitaciones para empleados, por ejemplo, puede ser tan caro como organizar el propio curso, teniendo en cuenta el material y  la tecnología involucrada en el proceso.

La videoconferencia permite, sin embargo, que este problema sea superado. No hay necesidad de gastar en el alquiler de auditorios y espacios, cuando a través de una llamada, varias personas desde cualquier lugar se conectan al mismo evento en tiempo real. La transmisión, incluso puede grabarse y utilizarse como fuente de datos.

Es intercambio de información. La interactividad y la dinámica también se encuentran en el intercambio de archivos. Un servicio de llamadas de video puede tener el apoyo online que ayuda a la conferencia con chats y la posibilidad de enviar y recibir archivos.

Es resultado y rentabilidad garantizados. Si hay una cosa que la videoconferencia genera es resultado y por lo tanto el retorno de la inversión en este tipo de herramientas. Es un servicio independiente de si las reuniones son formales o informales, de acuerdo con el perfil de la actividad o la empresa, debido a que la videoconferencia promueve la realización de reuniones más dinámicas en todos los aspectos.

Todo el dinero que se gastaría en exceso de viajes, reuniones, traslado del personal, llamadas telefónicas, tiempo perdido con actividades que se superponen o cancelan y otras situaciones impredecibles se puede invertir en más tecnología y otras áreas.

Es reducción de costos. Todas las respuestas sobre qué es la videoconferencia llevan a la misma ventaja: ahorro de recursos. Uno de los principales problemas que las empresas enfrentan es la gran pérdida de tiempo y  elevados gastos de traslado todos los meses, entre otras cosas.

La videoconferencia resuelve problemas puntuales:

La empresa es pequeña, ¿vale la pena adherir al servicio de videoconferencia?

  • Por supuesto, vale la pena. No hay necesidad de adherirse a los sistemas de colaboración complejos, costosos y con manuales difíciles de entender. Debido a que existen servicios especializados que hacen al sistema más simple y con valores más apropiados para cada empresa.
  • Si la empresa tiene la necesidad de realizar videoconferencias a través de computadoras o smartphones no es necesario, por ejemplo, invertir en equipos como endpoints.
  • Permita que la tecnología crezca junto con la empresa. Las grandes empresas tampoco comenzaron a invertir en alta tecnología de inmediato. Una vez que los recursos son favorables, al igual que los servicios de conferencias se actualizan de acuerdo con la necesidad del momento.
  • Una pequeña empresa o incluso una grande puede no requerir una sala específica para conferencias o capacitaciones y, con el tiempo, puede decidir que necesita un espacio para cursos internos y reuniones con los empleados o clientes de todo el mundo.

¿Qué más es la videoconferencia?

Desde luego, no es burocracia. Desde el proceso de contratación del servicio hasta el uso de la herramienta, debe ser lo más simple y cercano al ambiente de trabajo.  Con el ajetreo de la vida cotidiana, la forma en que el servicio se realiza hace  la diferencia para que la rutina profesional funcione de la mejor manera posible.

¿Se está preguntando cómo su empresa puede beneficiarse todavía más con la videoconferencia?

¿Experiencia es videoconferencia?

La respuesta es sí. La experiencia del uso de ese formato de llamada se vuelve tan natural, que las personas simplemente se olvidan de que están hablando a una cámara. Eso también revitaliza la forma de comunicarse: un medio dinámico que sobrepasa innumerables barreras.

Lo más importante a saber sobre esta herramienta de comunicación es que el recurso existe para hacerle la vida más fácil a cualquier persona, independientemente de su profesión, del espacio en el que se trabaja, de la ubicación geográfica, del tiempo disponible en el día a día y sobre todo reduce los costos.

Entonces, en vez de preguntarse qué es la videoconferencia, piense en cómo esa herramienta puede mejorar su desempeño profesional.