Trabajar a distancia se convirtió en el gran aliado de empresas y empleados; y usar herramientas adecuadas es lo que garantiza el éxito de una buena comunicación

No es por casualidad que trabajar a distancia se ha convertido en una tendencia cada vez más creciente. Las largas horas de desplazamientos fueron cambiadas por la tranquilidad del home office.

Porque los empleados son más productivos y tienen menos estrés; hay ahorro de tiempo y dinero, practicidad y dinámica para conversar con los clientes.

A pesar de ser ventajoso adherir a este estilo de trabajo, es una preocupación común de algunas empresas que la comunicación no se pierda en el medio del camino.

¿Y cómo evitar que la rutina profesional sea perjudicada?

Use las otras funciones de su e-mail

Gmail y Outlook poseen excelentes herramientas agregadas al servicio de e-mail que son muy útiles para trabajar a distancia.

Por permitir que varias personas hagan edición en el mismo documento, contribuyen para la colaboración de ideas de forma rápida y eficiente.

  • Word, Excel y Power Point:aproveche la posibilidad de edición online y rápida repartición;
  • Onenote:mejor que solamente hacer anotaciones, es útil para escribir sobre el proyecto que quieras y también invitar a miembros del equipo para editar;
  • Office Sway:permite crear presentaciones, informes y comunicados interactivos pudiendo adicionar vídeos y fotos que también se adaptan a las plataformas de smartphones y tablets;
  • Google Docs:documentos de texto editados de forma colaborativa y que son salvados automáticamente,
  • Google Agenda: un calendario que sirve como un excelente organizador de las tareas de cada miembro del equipo.

Esté atento a los recursos

Webcam

Siempre tenga una webcam disponible al trabajar a distancia.

A fin de cuentas, ¡nunca se sabe cuándo surgirá una reunión con contactos que están geográficamente distantes!

La webcam es una herramienta primordial para hacer este contacto visual tan importante y que no se pierde al trabajar a distancia.

A pesar de ser muy utilizada para contactos profesionales, su uso permite no perder un toque más cercano y personal con quien está del otro lado de la pantalla – lo que puede hacer la diferencia a la hora de realizar negocios.

Headset

También conocido como “auricular”, el headset es un audífono con control de volumen y micrófono acoplado.

¡Con su uso, trabajar a distancia es mucho más eficaz! Por su practicidad, usted podrá usar recursos de audio y, por ejemplo, digitar al mismo tiempo.

Porque él le permite al usuario tener las manos libres para atender una llamada. De esta forma es posible realizar otras actividades durante la llamada.

Use servicios de mensajes instantáneos

Estar disponible para conversaciones rápidas e incluso urgentes por medio de mensajes instantáneos, como WhatsApp y Telegram, evita varios problemas causados por el hecho de trabajar distante de la empresa.

Mejor aún, estas aplicaciones poseen versión web para usar en el navegador con avisos sonoros en el área de trabajo.

Back-up y almacenamiento en la nube

¿Ya se imaginó horas de trabajo perdidas? Claro que esta es una pesadilla inconcebible. Por eso, tener almacenamiento en nube es una de las herramientas más básicas de quien trabaja a distancia.

Usuarios de Hotmail y Gmail tienen disponibles One Drive y Google Drive. Otras opciones como Box y Dropbox también son medios seguros para archivar documentos que pueden ser accedidos desde cualquier lugar y siempre que sea necesario.

Ambiente práctico y con estructura para trabajar a distancia

El ambiente escogido tendrá un impacto significativo en la realización de cualquier actividad. Por tanto, considere si será posible hacer llamadas de audio y vídeo sin ruido ni interrupciones.

La concentración no puede ser afectada, la Internet debe ser siempre estable y con soporte rápido, horario flexible para trabajar y espacio para hacer reuniones cuando sea necesario.

Si va a trabajar en el sistema de coworking (repartición de espacio con varias personas), verifique si este ambiente no afectará su productividad y las llamadas para contactos importantes.

¡Trabajar a distancia con estas herramientas disponibles significa aprovechar las mejores condiciones para crear proyectos increíbles!